Proč se vyplatí digitální stavební dokumentace a jak vám usnadní správu budovy?

Pokud spravujete bytový dům nebo komerční nemovitost, papírová stavební dokumentace vám pravděpodobně dříve či později způsobí vrásky na čele. Časem degraduje – vlhne a bledne, složitě se hledá a často nakonec úplně chybí. Přitom jste ze zákona povinni ji uchovávat po celou dobu trvání stavby. Nemluvě o její nezbytnosti, když chystáte rekonstrukci nebo se něco rozbije. Ukážeme vám, jaké výhody má digitalizace těchto dokumentů a proč začít analýzou archivu.

Obsah článku

Proč je papírová dokumentace nevhodná?

Technické výkresy a stavební dokumentace jsou velké a náročné na skladování. Do šanonů se nevejdou, poškozuje je vlhkost, časem blednou a nevhodné překládání je zdeformuje. A to ani nezmiňujeme, že jim hrozí povodně, požár, nebo že je při stěhování někdo prostě ztratí.

Poškozený nebo nečitelný výkres je pak větší komplikací, než se možná zdá. Bez řady podkladů se při větším zásahu do budovy nedá vůbec pracovat – potřebujete půdorysy podlaží, schémata rozvodů nebo revizní zprávy. Bez nich projektant nemůže navrhnout rekonstrukci; řemeslník neví, kudy vedou dráty; a pojišťovna žádá doklady, které nikde nejsou.

Fakt: 7,5 % všech papírových dokumentů se ve firmách nenávratně ztratí.¹

Rychlá a efektivní správa dokumentů

Druhým velkým problémem papírové dokumentace je náročné dohledání toho, co potřebujete. Pátrání v nepopsaných šanonech nebo v archivu bez precizního systému (který většina firem prostě nemá) trvá hrozně dlouho. Pokud archiv navíc spravuje více lidí nebo se v průběhu let střídali různí zaměstnanci, situace se zpravidla ještě zkomplikuje.

Digitální správa dokumentů je úplně jiná písnička. V elektronickém archivu máte přehledně všechny potřebné podklady, ve kterých se snadno hledá. Každý soubor má takzvaná metadata (jako je název, datum, typ dokumentu, případně číslo podlaží apod.), podle kterých je najdete za pár vteřin.

Stejný výkres pak bez problémů vidí zároveň správce budovy, projektant i řemeslník, aniž by bylo potřeba pořizovat kopie nebo stahovat a posílat podklady e-mailem. Sdílení probíhá přes zabezpečenou platformu, kde můžete řídit přístupy a sledovat historii úprav.

Fakt: 70 % firem, které přijdou o papírovou dokumentaci při požáru nebo povodni, do tří týdnů ukončí svou činnost.²

Vyhnete se pokutám za chybějící stavební dokumentaci

Mnoho vlastníků bytových domů nebo komerčních prostor žije v domnění, že pokud dokumentaci někdy v minulosti ztratili, vlastně se nic neděje. Podle zákona je ale vlastník budovy povinen uchovávat ověřenou stavební dokumentaci po celou dobu její existence.

Pokud při kontrole ze stavebního úřadu nebo při řešení pojistné události tyto dokumenty nepředložíte, hrozí vám pokuty. Co je ale horší – bez řady podkladů vám žádná pojišťovna nevyplatí plné plnění, pokud dojde k havárii a ukáže se, že jste neměli v pořádku revize nebo stavební plány.

Pokud budete mít vše potřebné digitalizované a bezpečně uložené v cloudu, tak se nemáte čeho bát.

Začněte analýzou archivu, ne skenováním

Než se bezhlavě pustíte do skenování všeho, co vám padne pod ruku, je potřeba archiv projít a protřídit. Tím ušetříte spoustu nákladů na digitalizaci zbytečných dokumentů a určíte, co je potřeba zpracovat nejdříve.

Jako první tedy proveďte analýzu archivu. Zjistíte, které dokumenty jsou kompletní, co chybí, jaké jsou poškozené natolik, že jsou nečitelné, či co je duplicitní. Teprve potom plánujte samotnou digitalizaci.

Lepší řešení pro majitele i správce

Svět se rychle přesouvá do digitálního prostředí a správa nemovitostí není výjimkou. Převodem stavební dokumentace a dalších papírů do přehledného online archivu investujete do bezpečí celé budovy a ušetříte si spoustu stresu i peněz při budoucích opravách, haváriích nebo případném prodeji.

Zdroje:

Statistiky: